Cose di cui tener conto quando si organizza un evento privato

5 Consigli per un evento privato impeccabile

Organizzare un evento privato può comportare numerose soddisfazioni e può essere un fattore determinante per il raggiungimento di alcuni obiettivi. Farlo comunque presenta alcune sfide, ed una buona organizzazione ci permetterà di vivere l’esperienza con il minimo dello stress. In questa guida andremo ad esaminare alcuni punti fondamentali di cui tener conto.

Motivazione dell’evento

Questo punto dovrebbe essere in cima alla lista delle nostre considerazioni. Si tratta di una festa aziendale per consolidare i rapporti tra i dipendenti o per festeggiare il raggiungimento di alcuni risultati? O parliamo di una speciale riunione di famiglia? Questo primo aspetto ci consentirà di capire già il taglio che dovremmo dare al nostro evento, come anche il suo livello di formalità. Per un evento aziendale, ad esempio, potremmo dare un tono ancora più professionale all’evento e mettere a proprio agio gli invitati contattando un Agenzia Hostess Roma.

Budget a disposizione

Una volta che avremo stabilito la motivazione che sta alla base del nostro evento, è necessario stabilire un budget.  Dovremo contare solamente sulle nostre forze oppure potremo avvalerci dell’aiuto di alcuni sponsor? Quando stabiliamo un budget dovremmo calcolare il costo dell’affitto de locale e del suo allestimento. In base al budget potremo poi stabilire se potremo permetterci delle spese extra, come quelle, ad esempio, per l’animazione, per il banchetto o per l’aggiunta di altri servizi.

Quando si terrà?

La scelta della data deve avvenire con largo anticipo. In questo modo avremo tutto il tempo di organizzarci, di trovare il locale giusto e di far fronte ad eventuali difficoltà impreviste.

Prediligiamo un giorno festivo o nel fine settimana. Inviamo gli inviti con circa 2 o 3 settimane d’anticipo. Questo è infatti il lasso di tempo ideale, non troppo ravvicinato all’evento, evitando che i nostri ospiti abbiano già preso altri impegni, ma nemmeno troppo in anticipo.

Cosa si mangerà?

La scelta più semplice potrebbe essere quella di trovare un accordo con la sede dell’evento, in modo che sia essa stessa a fornire il cibo per gli invitati. L’alternativa è quella di contattare un servizio di catering con tanto di buffet. Nella scelta del menù non dovremmo dimenticare chi ha delle esigenze particolari, come chi per scelta non mangia carne o qualsiasi cibo contenente derivati animali, o chi non può consumare certi cibi per via di intolleranze ed allergie alimentari. Forniamo pertanto delle alternative anche per loro.

Stabilire un programma per l’evento

Non pensiamo che sia sufficiente riunire insieme delle persone e dar loro qualcosa da mangiare per farle sentire a loro agio. Sarà anche necessario avere stabilito in anticipo un programma delle attività che verranno svolte. Ci possono essere, ad esempio, dei momenti riservati ai discorsi da parte di alcune figure aziendali di rilievo, altri per la premiazione di dipendenti con particolari meriti. In altri frangenti può intervenire un comico o un cantante per contribuire a far trascorrere l’evento nel modo più gradevole possibile per tutti.